Berikut ini adalah pengalaman saya dalam mengurus visa Canada secara online untuk istri saya.  Jenis aplikasi visa yang saya lakukan ketika menjawab questioner adalah untuk Reuniting the Family, karena kami memiliki anak yang sekolah di Canada, dan implikasinya akan diminta dokumen Invitation Letter dan Proof of Relationship. Saya masih memiliki visa Canada yang valid, sedangkan istri saya baru saja memperpanjang paspor, dan harus apply visa Canada. Kebetulan kami berdua juga sudah mendapatkan vaksinasi AZ secara lengkap.

Yang pertama dilakukan adalah masuk ke website IRCC menggunakan account yang sudah dimiliki sebelumnya (GCKey account) DI SINI. Account yang saya miliki masih sama dengan tahun 2020 yang lalu saat saya melakukan aplikasi visa untuk saya dan anak saya. Jadi bagi anda yang sebelumnya pernah memiliki GCKey account, bisa menggunakan account tersebut. Bilamana anda baru mendaftar, jangan lupa mencatat username, password, dan question keys password-nya. Simpan baik-baik, karena anda mungkin akan memerlukannya dikemudian hari.

Setelah mengisi beberapa questioner, saya men-download 3 buah form. 2 form harus diisi dan dan disubmit kembali, sedangkan 1 form adalah checklist dari data-data yang akan saya submit, sesuai permohonan visa yang saya ajukan untuk istri saya. Ke tiga form tersebut adalah sebagai berikut :
1. Form IMM 5257 : Application for Visitor Visa (Temporaly Resident Visa), setelah diisi lengkap tidak perlu diprint dan ditandatangani. Cukup dilakukan validasi, dan akan muncul barcode secara otomatis pada bagian akhir form tersebut. Save form ini dan bisa langsung diupload.
2. Form IMM 5707 : Family Information, setelah diisi lengkap perlu diprint dan ada bagian tertentu yang perlu tandatangan. Jadi setelah ditandatangani, scan dokumen tersebut dan upload ke system,
3. Check list dokumen selengkapnya bisa dilihat DI SINI. Contoh Form IMM 5257 dan IMM 5707, yang saya sebutkan di atas juga bisa didowload setelah anda membuka check list dokumen yang saya upload (arahkan cursor pada nama dokumennya)

Saya akan memberikan contoh dokumen-dokumen lain yang saya upload ke dalam sistem, sesuai check list tersebut di atas :

- Travel history : Pada bagian awal saya summary-kan perjalanan 10 tahun terakhir dengan menyebutkan nama-nama negara "Countries were visited in the last 10 years", lalu saya menscan seluruh lembar dua paspor lama istri saya, yang ada stempel perjalanan dan visa negara-negara yang dikunjungi dalam 10 tahun terakhir.

- Pasport : Saya menscan passport istri saya dan juga saya lengkapi dengan sertifikat vaksin Peduli Lindungi dan Sertifikat Vaksin Federal Canada (kami sudah mengurus dan bisa dibaca DI SINI)

- Invitation Letter : Saya meminta anak saya menyiapkan undangan tersebut lengkap dengan lampiran-lampirannya. Contoh dan jenis lampirannya bisa dilihat di bawah ini

- Proof of Financial Resource of Supporter : Saya menjadi sponsor finansial bagi istri saya, sehingga saya membuat dokumen sponsor lengkap dengan lampirannya. Contoh dan lampirannya bisa dilihat di bawah ini

- Proof of Means of Financial Support : Saya mengupload bank/financial statement yang dimiliki atas nama istri saya selama 4 bulan terakhir.

- Digital photo : Standart minimal 420 x 540 pixels, ukuran 240 KB – 4 MB, background putih

- Purpose of Travel : Saya membuat itinerary selama di Canada. Contohnya ada di bawah ini dan tidak perlu bukti pesan hotel/tiket pesawat.

- Proof of Relationship : Saya mengupload akta anak saya yang menirimkan Invitation Letter dan surat nikah kami, baik dalam Bahasa Indonesia, maupun yang sudah diterjemahkan oleh sworn translator sebelumnya.

Saya melakukan submission pada hari Senin tanggal 8 November 2021. Setelah melakukan pembayaran dengan kartu kredit sebesar 185 CAD (100 CAD untuk visa dan 85 CAD untuk Biometric), maka system akan mengirimkan konfirmasi ke email yang saya daftarkan, bahwa aplikasi kami sudah diterima oledh IRCC seperti di bawah ini. Selanjutnya adalah menunggu proses berikutnya.

BIOMETRIC

Kesokan paginya, pada tanggal 8 November 2021, saya sudah menerima email panggilan untuk melakukan Biometric ke kantor VFS di Kuningan. Jangka waktu panggilan tersebut adalah 30 hari sejak tanggal terbit, sehingga anda bisa memilih waktu melakukan biometric sampai dengan 30 hari kedepan. Bentuk email yang dikirimkan adalah seperti di bawah ini dan harus dibawa pada saat akan melakukan biometric nanti.

Setelah itu saya membuka web VFS DI SINI, untuk memilih jadwal Bimometric secara ONLINE. Walaupun ada banyak cara melakukan skedul pendaftaran tersebut, namun menurut saya cara ONLINE adalah yang paling simple. Catatan untuk melakukan pendaftaran ONLINE melalui website VFS ini adalah sebagai berikut :

1. Lakukan pendaftaran account terlebih dahulu, apabila sebelumnya belum pernah melakukan pendaftaran. Account di VFS ini hanya berlaku selama 45 hari, jadi berbeda dengan GC Key Account di atas, yang bisa berlaku selama 365 hari. Dengan demikian, bila sebelumnya pernah melakukan pendaftaran untuk urusan visa lain di VFS, kemungkinan account tersebut sudah dihapus, jadi daftar ulang kembali. Pendaftaran akan dikonfirmasi ke email yang didaftarkan untuk aktivasi account, dan setelah itu baru bisa melakukan login. Bentuk konfirmasi email adalah seperti di bawah ini :

2. Setelah bisa login ke website VFS, pilih menu perjanjian, dan isi data-data yang akan melakukan perjanjian (dalam case saya adalah pendaftaran atas nama istri saya). Sistem akan mengirimkan OTP ke email/handphone yang terdaftar. Masa berlaku OTP adalah 3 menit, tapi sering baru masuk setelah 5 menit sehingga sudah expired. Saya melakukan sampai beberepa kali, dan baru berhasil di malam hari OTP dikirim dengan cepat ke email. Bentuk OTP yang dikirimkan melalui email adalah seperti di bawah ini :

3. Setelah OTP dimasukkan maka kita bisa memilih waktu yang ditentukan. Pada saat saya menuliskan ini, VFS belum beroperasi penuh, dan hanya melayani pada hari Selasa dan Kamis. Saya baru mendapat skedul seminggu kemudian, pada tanggal 16 November 2021. Sistem akan mengirimkan konfirmasi jadwal biometric, dan lampiran-lampiran yang harus ditandatangani (Consent Form), seperti contoh di bawah ini :

Dowload :    VFS Consent Form

Pada tanggal 16 November 2021, saya mengantar istri saya untuk melakukan biometric dengan membawa dokumen-dokumen sebagai berikut :

• 1. Print email dari IRCC yang berisi undangan melakukan biometric
• 2. Print email skedul Biometric dari VFS sesuai yang skedul yang sudah didaftarkan
• 3. Print Consent Form yang telah diisi lengkap dan ditandatangani (download di atas)
• 4. Print bukti pembayaran Biometric
• 5 Paspor

Sampai ke kantor VFS di Kuningan di lantai 2, istri saya baru bisa masuk ke dalam ruangan 20 menit sebelum skedul yang disepakati. Proses biometric sendiri hanya berlangsung k.l. 10 menit. Ketika pulang sampai di rumah, saya membuka status aplikasi di website IRCC, dan sudah ada notifikasi, bahwa Biometric sudah dilakukan pada tangal 16 November. Selanjutnya adalah menunggu approval visa.

APPROVAL VISA

Pada tanggal 3 Desember 2021, tepat 14 hari kerja setelah Biometric dilakukan, saya menerima email approval paspor dan validity biometric. Approval visa berisi pemberitahuan yang meminta kita untuk mengirimkan paspor ke VFS untuk ditempel visa Canada, sedangkan validity Biometric berisi pemberitahuan masa berlaku biometric selama 10 tahun. Sebaiknya email validity biometric ini disimpan dengan baik, supaya kita tahu kapan harus kembali melakukan biometric untuk 10 tahun berikutnya.

PENGIRIMAN PASPOR ke VFS

Pada saat saya menuliskan ini, VFS sudah beroperasi normal Senin s/d Jumat jam 08.00-16.00, namun pengiriman paspor baru bisa dilakukan melalui kurir. Adapun penjelasan tatacara pengiriman dokumen oleh VFS adalah seperi email di bawah ini :

Dowload :    VFS-Consent Form

Dowload :    Checklist formail in applications VFS

Dokumen-dokumen yang disiapkan adalah :

• 1. Print VFS-Consent Form yang telah diisi lengkap dan ditandatangani (download di atas)
• 2. Print checklist for email applications VFS dan ditandatangani (download di atas)
• 3. Print alamat pengiriman paspor untuk dikirim kembali kepada kita bila sudah selesai
• 4. Print bukti pembayaran (lihat bank account VFSdi bawah ini)

The transfer can be made to:

PT VFS SERVICES INDONESIA

Account number: 306.062.837.70

STANDARD CHARTERED BANK

CABANG MENARA STANDARD CHARTERED

Jl. Prof. Dr. Satrio No. 164, Jakarta 12930

• 5. Print bukti bahwa sudah melakukan Biometric sebelumnya yang dilakukan di lokasi VFS yang sama
• 6. Paspor

Nomer 4 dan 5 itu berkaitan. Artinya kalau kita bisa membuktikan bahwa tidak ada transmisi baru yang dilakukan VFS, maka kita hanya cukup membayar IDR 277.000 untuk jasa pengiriman one way service. Bila ada dokumen-dokumen baru yang harus disubmit ulang oleh VFS setelah biometric, atau sebelumnya pernah melakukan biometric yang berlaku 10 tahun, maka kita harus membayar tambahan package transmision fee IDR 169.000. Penjelasannnya ada di LINK INI:

Masukkan dokumen-dokumen di atas ke dalam amplop dan segera datang ke Kuningan. Sampai di Kuningan tunggu di Starbuck dan pesan gosend, dan minta kurir ketemu kita tanpa datang dengan motor. Minta kurir gosend mengirimkan dokumen ke lantai 2 ke kantor VFS. Tanda terima dari kurir Gosend kita tunggu di bawah. Lalu tunggu proses pengiriman paspor yang sudah ditempel visa dalam k.l 3-5 hari kerja.